Die Ausgangssituation bei einem mittelständischen Handelsunternehmen war:
• Massives Umsatzwachstum auf Grund der gesteigerten Nachfrage nach Hygienematerial
• Schnell wachsende Teams in den Bereichen Logistik, Vertrieb und telefonischer Kundenservice
• Auszubildende müssen strukturiert eingearbeitet und betreut werden • Viele Bewerber, viele Interviews, Auswahlkriterien und Einstellungsdruck • Aufwand für Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Prinzip der offenen Tür. Das Selbstverständnis des HR-Teams: Wir sind immer für alle da
• 4 KollegInnen sind im HR-Team
Die Ziele für den HR-Workshop:
• Effektivität steigern
• Arbeitslast besser bewältigen und Überstunden reduzieren
• Das Typensystem besser nutzen können, um im Team effizienter zusammenzuarbeiten.
• Mit Bewerbern und Auszubildenden typengerecht zu kommunizieren in den Bereichen:
• Schriftliche Kommunikation
• Bewerbergespräche
• Stellenausschreibungen
• E-Mails und Dokumente auch typengerecht zu gestalten, konkrete direkt umsetzbare Maßnahmen für mehr Effizienz und Erfolg bei der Erreichung der Personal-Abteilungsziele
Die Vorbereitung auf den HR-Workshop:
Alle haben vor dem HR-Workshop eine INSIGHTS-Analyse ausgefüllt. Auf der Basis der vorliegenden Analysen wurden ein Teamrad und eine Übersicht der Profile zur Visualisierung der Stärken im Team erstellt. Zusätzlich hat vor dem HR-Workshop jede Mitarbeiterin eine Interpretation in einem einstündigen Telefonat erhalten.
Erkenntnisse aus dem Workshop:
Die Mitarbeiterinnen im HR-Team, sind wie die meisten Mitarbeiter im HR, sehr hilfsbereit und unterstützend (Grün-Anteil → stetiges Verhalten). Im Alltag sorgte das Prinzip der offenen Tür für ständige Störungen. Daraus ergaben sich auch innere Konflikte: „Wir verstehen uns als Unterstützer, da können wir doch die Tür nicht geschlossen haben. Das haben wir noch nie gemacht. In der aktuellen Situation verstärkter Nachfrage, Einstellungsdruck, X Mal mehr Umsatz als im Vorjahr, viel mehr Bewerbergespräche und ein unstrukturierter Tagesablauf sorgen für Stress, Frust und oft für viele Überstunden.
Die Ergebnisse:
Es wurden verschiedenen Maßnahmen erarbeitet:
1. Täglich 15-minütige „Dailies“, Besprechungen, um die tägliche Struktur und Sonderfälle , Probleme und Ziele zu verfolgen
2. Entscheidungen zusammen treffen und dann auch so umsetzen
3. Die „Dailies“ sollen nicht für lange Erklärungen oder Kaffeetrinken ver(sch)wendet werden, deshalb immer im Stehen, ohne Kaffee und mit Timer.
4. Das Werkzeug für die Visualisierung der Ergebnisse und Maßnahmen ist das digitale Whiteboard „Trello“.
5. Die „offene Tür“ wird für Arbeiten wie zum Beispiel die Entgeltabrechnung abgeschafft. Tür zu bedeutet → Bitte nicht stören. Das war eine emotionale Phase im Workshop. Um die Umsetzung zu gewährleisten, sollen alle Mitarbeiter und die GF über die Gründe und die Ziele und Alternativen informiert werden (Intranet, Meetings, schwarzes Brett. Alternativen sind: ad hoc Gespräche immer an den Kaffee-Inseln und Sprechzeiten für alle. Beim Thema Lohn und Gehaltsabrechnung soll die agile Methode „Sprint“ für mehr Qualität, Zeitgewinn und Effizienz sorgen.
Die Löhne werden in 4 Tagen gemeinsam bearbeitet, in der Zeit finden keine Sprechzeiten statt, die Tür ist zu und es gibt eine „Deadline“ für die Abgabe von Änderungen.
6. Sprints haben die Mitarbeiter auch für eigene Themen (Zeugnisse erstellen, Mails nur in bestimmten Zeiten lesen und beantworten, …) in die Kalender eingetragen und wollen die individuellen „Sprints“ in den „Dailies“ abstimmen.
7. Zeitfresser wie lange Unternehmensrundgänge mit einzelnen Bewerbern, unstrukturierte Interviews und das Lesen von cc-Mails wurden entdeckt und Verbesserungen wurden in Brainstorming Übungen gesammelt und für Entscheidungen im Team vorbereitet Welche versteckten Potenziale hat Ihr Team? Was wollen Sie verbessern?
Sie denken es gibt Verbesserungspotenziale in Ihrer Organisation?
Sie wollen, dass die Mitarbeiter effektiver und agiler handeln? Dann rufen Sie uns jetzt an (08026-97671-37 kostenfreie Servicenummer) oder senden Sie uns Ihre Anfrage. Wir erstellen Ihnen ein kostenfreies Angebot für einen Workshop, genau passend für Ihre Anforderungen.
