Wie Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen und dabei Kosten sparen

Jedes Unternehmen in Deutschland muss sämtliche Finanzbewegungen nach bestimmten Kriterien dokumentieren. Dieser gesetzlich verankerten Pflicht können Sie nachkommen, indem Sie eine externe Fachkraft beauftragen. Doch das kostet Sie viel Geld. Sie kommen deutlich günstiger weg, wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst managen. Denn die meisten Aufgaben sind einfache, aber zeitaufwendige Routinearbeiten, die Sie mit einer Buchhaltungssoftware in Eigenregie erledigen können. Wenn Sie Ihre steuerlichen Vorteile bestmöglich nutzen wollen, konsultieren Sie zusätzlich einen Steuerberater. Dann bezahlen Sie nur für die Beratungsleistung und nicht mehr für die Buchung Ihrer Unterlagen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie außerdem davon profitieren, wenn Sie Ihre Bücher selbst führen.

Diese Vorteile haben Sie, wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst in die Hand nehmen

Auch wenn es Ihnen am Anfang etwas schwerfallen könnte: Es ist auf lange Sicht rentabel, sich in eine Buchhaltungssoftware einzudenken und sich mit allen Funktionen vertraut zu machen. Sie brauchen dazu keine IT-Vorkenntnisse; die meisten Anwendungen sind intuitiv zu benutzen. In der Übergangs- bzw. Lernphase sollten Sie Ihren Steuerberater zurate ziehen, wenn Ihnen aus rechtlicher Sicht etwas nicht klar ist. Sobald Sie sich mit den wichtigsten Funktionen vertraut gemacht haben, profitieren Sie von den Vorzügen einer Buchhaltungssoftware:

  • Sie sparen sich Geld: Ein Großteil der Buchführungsaufgaben sind einfache Arbeiten, die immer nach demselben Schema ablaufen.
  • Sie haben jederzeit Ihre Finanzen im Blick. Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern, kann es einige Wochen dauern, bis Sie aktuelle Geschäftszahlen erhalten.
  • Die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater und Ihrer zuständigen Finanzbehörde verbessert sich.
  • Sie eignen sich Wissen in den Bereichen Steuern und Finanzen an.

So gelingt Ihnen eine rechtssichere Buchführung

Das Bundesfinanzministerium stellt es Ihnen frei, wie Sie Ihre Buchhaltung erledigen. Allerdings gelten für Sie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz“ (kurz GoBD). Darin steht sinngemäß, welche Voraussetzungen Ihre Unterlagen zu erfüllen haben:

  • Sie sollen elektronisch erfassbar sowie maschinell auswertbar sein.
  • Sie dürfen nicht veränderbar sein und müssen nachprüfbar sowie nachvollziehbar bleiben.

Bei Verstößen – egal ob dies absichtlich geschieht oder nicht – drohen hohe Geldbußen. Mit einer guten Buchhaltungssoftware können Sie diese Vorgaben allerdings leicht einhalten. Denn die Anwendung speichert alle Änderungen und erinnert Sie an fehlende oder unvollständige Eingaben. Außerdem sinkt das Risiko für Datenverluste. Damit Sie immer auf der rechtlichen Seite sind, halten Updates Ihre Software stets aktuell.

Mit diesen Funktionen sparen Sie Geld und somit Zeit

Zusätzlich profitieren Sie von Zusatzfunktionen, mit denen Sie effizienter arbeiten können:

  • Belege verbuchen: Sie werden direkt bei den zugehörigen Rechnungen digital abgelegt.
  • Buchungsübersichten erstellen: Sie erhalten schnell einen Überblick über Ihre derzeitige Geschäftslage.
  • Offene Rechnungen anzeigen: So geht keine Ihrer Forderungen unter.
  • Daten weiterleiten: Übermitteln Sie Ihre Gewinn-und-Verlustrechnungen (GuV) und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) über die DATEV- oder ELSTER-Schnittstelle.
  • Serienrechnungen erstellen: Schreiben auf Knopfdruck Rechnungen, wenn ein Kunde regelmäßig (monatlich, im Quartal, jährlich) bei Ihnen immer wieder die gleichen Produkte bestellt.
  • Vorlagen nutzen: So können Sie Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine usw. einheitlich und schnell schreiben.
  • Kontobewegungen prüfen: Mit einer integrierten Online-Banking-Funktion sehen Sie alle Geldein- und ausgänge.

So gelingt Ihnen der Einstieg

Die meisten Softwares bieten ein Tutorial an, damit Sie sich schnell mit den jeweiligen Funktionen vertraut machen können. Bevor Sie Ihre erste selbstständig erstellte Steuererklärung an Ihre Finanzbehörde übermitteln, können Sie diese von Ihrem Steuerberater prüfen lassen. Er teilt Ihnen mit, ob Sie alles korrekt gemacht haben. Außerdem ist er in der Lage, Ihnen Tipps zu geben, wie Sie bei der Steuer Geld sparen können. Eine Buchhaltungssoftware ist ideal, wenn Sie Ihre Routineaufgaben selbst abwickeln möchten, um so Ihre Buchführungskosten zu reduzieren. Eine individuelle Beratung, wie Sie steuerliche Vorteile ideal nutzen können, leistet sie allerdings nicht.